Travel Request

Cara Membuat Permohonan Keluar Pejabat

Akses Modul Permohonan Keluar Pejabat

1. Log masuk ke Portal IICS https://pilot-iics.ums.edu.my/ menggunakan ID anda.

2. Pergi ke modul HR > Expense Claim > Travel Request.

3. Klik butang oren "Add Travel Request".

Isi Maklumat Perjalanan (Tab: Details)

Pastikan semua maklumat bertanda * (wajib) diisi sebelum simpan.

• Travel Type: Pilih jenis perjalanan (Contoh: Domestic).

• Purpose of Travel: Nyatakan tujuan perjalanan.

• Travel Details: Masukkan butiran lengkap perjalanan.

• Travel Start Date dan Travel End Date: Pilih tarikh mula dan tamat perjalanan.

• Activity Start Date dan Activity End Date: Jika aktiviti bermula dan tamat sama dengan perjalanan, tandakan “Copy From Travel Date”.

Isi Maklumat Lokasi Perjalanan (Tab: Destination)

• Country: Pilih negara (Contoh: Malaysia).

• State: Masukkan negeri destinasi (jika domestik).

• Travel Location: Nyatakan lokasi atau alamat destinasi.

Semakan Maklumat Pekerja (Tab: Employee Details)

• Maklumat pekerja diisi secara automatik berdasarkan login pengguna:

  • Employee ID

  • IC No

  • Employee Name

  • Contact Email

  • Employee Department

  • Contact Number

Semak maklumat ini supaya tepat sebelum meneruskan.

Isi Maklumat Delegasi Tugas (Tab: Delegation Info)

• Employee: Jika anda meninggalkan tugas kepada rakan sekerja semasa ketiadaan anda, nyatakan nama pegawai yang mengambil alih.

Tambah Maklumat Kos Perjalanan (Tab: Costing Details)

• Klik Add Row untuk menambah perbelanjaan perjalanan:

  • Expense Type: Jenis perbelanjaan (contoh: Tambang, Hotel).

  • Vot Account: Pilih akaun perbelanjaan.

  • Amount: Masukkan jumlah yang dianggarkan.

Tambah Dokumen Sokongan (Tab: Documents)

• Klik Add Row untuk memuat naik dokumen sokongan perjalanan (jika ada):

  • Contohnya: surat jemputan, jadual aktiviti, surat kelulusan awal.

 Simpan dan Hantar Permohonan

• Setelah semua maklumat diisi lengkap, klik butang Save.

• Setelah disimpan, permohonan boleh dihantar untuk kelulusan.

Permohonan yang tidak lengkap akan menyebabkan kelewatan proses kelulusan.

Aliran Permohonan Permohonan Keluar Pejabat

• Draft -> Confirm -> Pending Preparer(PO Preparer) -> Pending Approval(Approver (PTJ)  (PERINGKAT JABATAN)