Employee Advance

Cara Membuat Pendahuluan Pekerja

Akses Modul Tuntutan Perbelanjaan

1. Log masuk ke Portal IICS: https://pilot-iics.ums.edu.my/ menggunakan ID anda.

2. Pergi ke modul HR > Expense Claim > Employee Advance.

3. Klik butang oren "Add Employee Advance".

Cara Mengisi Borang "Employee Advance"

Tab: Details

• Company: Diisi automatik Universiti Malaysia Sabah

• Posting Date: Tarikh semasa diisi automatik (boleh ubah jika perlu)

• Advance Type: Pilih jenis (contoh: Tuntutan Pelbagai)

• Status: Diisi sistem (contoh: Draft)

Activity Info

• Travel Request: Biarkan kosong jika tiada permintaan rasmi

• Location: Pilih dari senarai dropdown (contoh: Dalam Negara)

• Purpose: Nyatakan tujuan permohonan (contoh: Perbentangan)

• Activity Start/End Date: Tetapkan tempoh aktiviti

Costings & Amount

• Klik "Add Row" untuk menambah jenis perbelanjaan

• Masukkan:

  • Expense Type (cth: Sundry)

  • Amount Requested (jumlah dimohon)

Sistem akan mengira:

• Approved Advance Amount

• Paid Amount, Pending Amount

Account Info

• UMS Account: Pilih daripada senarai akaun

• Advance Account: Diisi automatik berdasarkan jenis tuntutan

• Tanda pada "Reply Unclaimed Amount from Salary" jika perlu

Tab: Employee Info

Maklumat ini akan diisi automatik berdasarkan pengguna log masuk:

• Employee ID dan Name

• Designation, Grade dan UMS Per

• Department dan Contact Email

Tab: Document

Jika perlu, muat naik dokumen berkaitan seperti:

• Surat jemputan

• Surat kelulusan aktiviti

• Bukti sokongan lain

Klik "Add Row" untuk menambah dokumen bersama keterangan dan remark.

Aliran Permohonan Permohonan Pendahuluan

• Draft -> Confirm -> Pending Preparer (PTJ)(PO Preparer) -> Pending Approval (PTJ)(Approver (PTJ)  (PERINGKAT JABATAN)
• Pending Preparer Bendahari(PO Bendahari) -> Pending Approval Bendahari(Approver (PTJ)  (PERINGKAT BENDAHARI)

Statuses

Berikut ialah status yang ditetapkan secara automatik untuk Pendahuluan Pekerja (Employee Advance):

• Draft: Draf telah disimpan tetapi belum dihantar.

• Paid: Pendahuluan telah dibayar kepada pekerja.

• Unpaid: Pendahuluan belum dibayar kepada pekerja.

• Cancelled: Pendahuluan dibatalkan atas sebarang sebab.