Expense Claim

Cara Membuat Tuntutan Perbelanjaan Baharu

Akses Modul Tuntutan Perbelanjaan

1. Log masuk ke Portal IICS https://pilot-iics.ums.edu.my/ menggunakan ID anda.

2. Pergi ke modul HR > Expense Claim > Expense Claim.

3. Klik butang oren "Add Expense Claim".

Isi Maklumat Tuntutan Perbelanjaan

Tarikh Penyerahan dikawal oleh sistem dan tidak boleh diisi ke belakang (backdate).

Tab: Expense Entry

• Company: Universiti Malaysia Sabah (Diisi automatik)

• Series: Biarkan default (cth: HR-EXP-.YYYY.-)

• Posting Date: Diisi hari ini secara default. Tidak boleh tarikh diisi ke belakang.

• Expense Claim Type: Pilih jenis (cth: Car)

Tambah Perbelanjaan

1. Di bawah jadual Expenses, klik "Add Row"

2. Pilih atau taip Expense Claim Type anda (cth: Car, Travel, dll)

3. Klik Edit untuk isi maklumat terperinci.

Sekiranya jenis "Car":

• Dari (Lokasi)

• Ke (Lokasi)

• Jenama Kenderaan

• Nombor Pendaftaran Kenderaan

• Jarak Perjalanan (KM)

Pautkan Pendahuluan (jika ada)

1. Pergi ke bahagian Advances.

2. Klik "Add Row"

3. Pilih Employee Advance ID anda.

4. Sistem akan paparkan:

   • Tarikh Penyerahan

   • Jumlah Pendahuluan

   • Baki Belum Dituntut

5. Klik Edit jika ingin tetapkan jumlah tertentu.

 

Masukkan Maklumat Perakaunan

Tab: Accounting Details

• UMS Account: Pilih akaun yang sesuai (cth: UMS-M-H1-0000-...)

• Payable Account: Diisi automatik, biasanya L13101 - PEMIUTANG PEMBEKAL - UMS

Semak Butiran pemohon

Nama pemohon akan diisi secara automatik berdasarkan sesi log masuk pemohon.

Tab: Employee Details

• From Employee, Name & Email diisi secara automatik berdasarkan sesi anda.

• Jawatan, Gred, Jabatan dihubungkan secara automatik dari profil pemohon anda.

Lampirkan Dokumen (Pilihan)

Tab: Documents

• Muat naik resit atau dokumen sokongan untuk tuntutan.

Simpan dan Hantar

1. Setelah semua bahagian lengkap, klik butang "Save".

2. Selepas itu, klik "Submit" untuk proses kelulusan.

Peringatan: Tuntutan dengan maklumat wajib yang tidak lengkap atau tarikh ke belakang tidak boleh dihantar.

Aliran Permohonan Permohonan Tuntutan

• Draft -> Confirm -> Pending Preparer (PTJ)(PO Preparer) -> Pending Approval (PTJ)(Approver (PTJ)  (PERINGKAT JABATAN)
• Pending Preparer Bendahari(PO Bendahari) -> Pending Approval Bendahari(Approver (PTJ)  (PERINGKAT BENDAHARI)

Melihat Tuntutan yang Lalu

1. Pergi semula ke Expense Claim List View.

2. Di sini, anda boleh semak:

   • Status (cth: Draft, Pending, Approved)

   • Jumlah Dituntut dan Dibayar Balik

   • ID Tuntutan