Skip to main content

Direct Purchase (Pembelian Terus PU03/04)

  1. AKSES PEMBELIAN TERUS (PU03/04)
    • Untuk membuat permohonan pembelian terus (PU03/04), pengguna boleh akses menu direct purchase(PU03/04)

image-1736147883797.ums.edu.my.jpegimage-1739128013222.png

Manual:

 

Membuat
    • Klik pada butang Add Direct Purchase
      • Baharu
    dalam
    • Sistem UMS

Panduan ini menerangkan langkah-langkah untuk menambah requisition generik baharu berdasarkan antaramuka dalam sistem.image-1739128061088.png

 

  1. 1.BUTIR MaklumatPERMOHONAN
    2. Asas (Details)

    • Masukkan butir-butir permohonan.

image-1739128107574.png

 

  1. NamingBUTIRAN SeriesBAJET:
    2. Pilih
nombor
    siri
  • Klik yangpada sesuaiBudget
    • untuk
dokumen

image-1739128301895.png

(contoh:
    DP/YYYY/PU/...)
    • Untuk masukkan kod peruntukkan klik pada butang Add Row.
    • RequisitionPencarian Title:kod Masukkanperuntukkan tajukboleh permohonandilakukan (contoh:dengan Pembelianmemasukkan Alatcontoh Tulisfilter Pejabat).
    • Is in Planning: Pastikan kotak ini ditandakan jika pembelian masih dalam perancangan.
    • Requisition Year: Tahun akan diisi secara automatik berdasarkan tahun semasa (contoh: 2025).berikut:

Details)

2.Contoh Butirankeyword Permohonanfilter

(Requisition

%-M-%1030%B27%

M

Merujuk kepada fund type

1030

Merujuk kepda Pusat Kos

B27

Merujuk kepada Objek lanjut

image-1739128457629.png

 

  • Application Type: Pilih jenis aplikasi yang sesuai untuk pembelian.
  • Method: Pilih kaedah pembelian.
    Nota: Pilihan kaedah hanya akan dipaparkan selepas tab Budget dan Application Type diisi.
  • Method Description: Jika perlu, berikan penerangan tambahan mengenai kaedah pembelian.

3. Butiran Pembekal (Supplier Details)

  • Supplier: Masukkan kod atau ID pembekal.
  • Supplier Name: Masukkan nama pembekal.

4. Butiran Pemohon (Applicant Details)

  • Applicant Name: Isi nama pemohon.
  • Applicant Department: Masukkan jabatan pemohon.
  • PU Department: Masukkan jabatan PU (jika ada).
  • Gred Kerja: Masukkan gred atau tahap pekerjaan pemohon.
  • Date Expected Invitation: Masukkan tarikh dijangka untuk jemputan (format: DD/MM/YYYY).
  • Asset Category: Pilih kategori aset (contoh: Aset).
  • Is ICT Asset: Tandakan kotak ini jika aset yang dibeli adalah aset ICT.
  • Remarks: Masukkan sebarang catatan tambahan (jika ada).

5. Navigasi Tambahan

  • Gunakan tab lain seperti Budget, Documents, Checklist, dan More untuk melengkapkan maklumat tambahan yang diperlukan.

6. Simpan Borang

  • Setelah semuaselesai masukkan maklumat diisibajet, dengankembali lengkap,ke klik butangpaparan SaveDetails dan dipilih penjurubutiran kanan atas untuk menyimpan dokumen.Method.

Nota Penting

image-1739128520964.png

 

  1. PastikanMUATNAIK semuaDOKUMEN maklumat
      yang
    • diisi
        adalah
      • Klik betulpada sebelum menyimpan dokumen.Documents
      • Gunakan
      sumber data yang sah untuk memastikan ketepatan maklumat.
    • Jika
    terdapat sebarang kesalahan atau ketidaktepatan, segera hubungi pentadbir sistem atau pasukan perolehan.

Bantuan

image-1739128644853.png 

  • Jika memerlukan
      panduan
    • tambahan,
        sila
      • Untuk hubungimuatnaik pentadbirdocument, sistemklik ataupada pasukanAdd perolehanRow
        • untuk
      • Masukkan maklumatbutiran lanjut.nama dokumen dan kepilkan softcopy dokumen di Attachment.

 

image-1739128713930.png

* Nota: Muatnaik dokumen seperti yang tersenarai dalam kategori dokumen spt Sijil PMS, Sebutharga pembekal dan jadual perbandingan harga.

 

  1. SENARAI SEMAK
      • Klik pada Checklist

image-1739128801419.png

 

    • Senarai akan memaparkan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan untuk memastikan semua keperluan permohonan dilengkapkan untuk diproses.

image-1739128836449.png

 

iics.ums.edu.my_app_generic-requisition_new-generic-requisition-bolrokdyau.png

5.3

ManualSekiranya Tambahan:semua Tabbutiran "Budget"dan dalammuatnaik Directdokumen Purchase

telah

Panduandilengkapkan, iniklik adalah sambungan kepada langkah-langkah sebelumnya untuk melengkapkan tab "Budget" dalam proses requisition generik baharu.

1. Budget Allocation

  • No.: Nombor urutan akan diisi secara automatik apabila baris ditambahkan.
  • Vot Account: Pilih atau masukkan kod akaun peruntukan bajet (contoh: VOT1234).
  • Account Head: Pilih kepala akaun yang bersesuaian untuk pembelian.
  • Amount: Masukkan jumlah bajet yang dirancang untuk pembelian (contoh: RM500.00).
  • Approved Amount: Sistem akan mengisi jumlah yang diluluskan, atau isi secara manual jika dibenarkan.
  • Add Row: Klikpada butang Add RowSave untuk menambah baris baru jika terdapat lebih daripada satu akaun bajet yang digunakan.

2. Estimated Budget Amount

  • Sistem akan mengira jumlah anggaran keseluruhan berdasarkan kolum Amount di atas.
    Nota: Pastikan jumlah ini tepat dan selaras dengan keperluan pembelian.

3. Budget Approval Amount

  • Approved Budget Amount: Masukkan jumlah bajet yang telah diluluskan oleh pihak berkuasa (contoh: RM500.00).
  • Remark Budget Approved Amount: Tulis catatan tambahan berkaitan dengan kelulusan bajet jika perlu (contoh: "Diluluskan oleh pengurus kewangan pada 5 Januari 2025").

4. Carian Vot Account

  • Cth: %-M-%1030%B27%
  • M: Merujuk kepada fund type
  • 1030: Merujuk pada pusat kod
  • B27: Merujuk kepada kod objek lanjut

Penyimpanan Data

  • Selepas semua maklumat bajet diisi dengan lengkap dan tepat, klik butang Save di penjuru kanan atas untuk menyimpan maklumat.

Catatan Penting

  1. Pastikan kod akaun (Vot Account) dan kepala akaun (Account Head) adalah betul dan sesuai dengan peruntukan bajet.
  2. Jika terdapat perubahan atau semakan semula jumlah bajet, tambah catatan di ruangan Remark Budget Approved Amount.
  3. Rujuk kepada pasukan kewangan jika terdapat sebarang keraguan atau ketidakpastian dalam maklumat yangpermohonan. 

    diisi.

    4. image-1739128884888.png

 

 

 

 

 

Back to top