Direct Purchase (Pembelian Terus)

Manual Pembelian Terus

Langkah-langkah Pengisian Borang

1. Maklumat Asas (Details)

• Naming Series: Pilih nombor siri yang sesuai untuk dokumen (contoh: DP/YYYY/PU/...).
• Requisition Title: Masukkan tajuk permohonan (contoh: Pembelian Alat Tulis Pejabat).
• Is in Planning: Pastikan kotak ini ditandakan jika pembelian masih dalam perancangan.
• Requisition Year: Tahun akan diisi secara automatik berdasarkan tahun semasa (contoh: 2025).

2. Butiran Permohonan (Requisition Details)

• Application Type: Pilih jenis aplikasi yang sesuai untuk pembelian.
• Method: Pilih kaedah pembelian.
  Nota: Pilihan kaedah hanya akan dipaparkan selepas tab Budget dan Application Type diisi.
• Method Description: Jika perlu, berikan penerangan tambahan mengenai kaedah pembelian.

3. Butiran Pembekal (Supplier Details)

• Supplier: Masukkan kod atau ID pembekal.
• Supplier Name: Masukkan nama pembekal.

4. Butiran Pemohon (Applicant Details)

• Applicant Name: Isi nama pemohon.
• Applicant Department: Masukkan jabatan pemohon.
• PU Department: Masukkan jabatan PU (jika ada).
• Gred Kerja: Masukkan gred atau tahap pekerjaan pemohon.
• Date Expected Invitation: Masukkan tarikh dijangka untuk jemputan (format: DD/MM/YYYY).
• Asset Category: Pilih kategori aset (contoh: Aset).
• Is ICT Asset: Tandakan kotak ini jika aset yang dibeli adalah aset ICT.
• Remarks: Masukkan sebarang catatan tambahan (jika ada).

5. Navigasi Tambahan

• Gunakan tab lain seperti Budget, Documents, Checklist, dan More untuk melengkapkan maklumat tambahan yang diperlukan.

6. Simpan Borang

• Setelah semua maklumat diisi dengan lengkap, klik butang Save di penjuru kanan atas untuk menyimpan dokumen.

---

Nota Penting

1. Pastikan semua maklumat yang diisi adalah betul sebelum menyimpan dokumen.
2. Gunakan sumber data yang sah untuk memastikan ketepatan maklumat.
3. Jika terdapat sebarang kesalahan atau ketidaktepatan, segera hubungi pentadbir sistem atau pasukan perolehan.

Bantuan

• Jika memerlukan panduan tambahan, sila hubungi pentadbir sistem atau pasukan perolehan untuk maklumat lanjut.

 

---

 

 

Manual Pengisian Tab Budget

Langkah-langkah Pengisian

1. Budget Allocation

• No.: NomorNombor urut otomatisurutan akan terisidiisi saatsecara automatik apabila baris ditambahkan.
• Vot Account: Pilih atau masukkan kodekod akunakaun anggaranperuntukan bajet (contoh: VOT1234).
• Account Head: Pilih kepala akunakaun yang sesuaibersesuaian untuk pembelian.
• Amount: Masukkan jumlah bajet yang direncanakandirancang untuk pembelian (contoh: RM500.00).
• Approved Amount: Sistem akan mengisi jumlah yang disetujui,diluluskan, atau isi secara manual jika diizinkan.dibenarkan.
• Add Row: Klik tombolbutang Add Row untuk menambah baris baru jika terdapat beberapalebih akundaripada anggaransatu akaun bajet yang digunakan.

2. Estimated Budget Amount

• Sistem akan menghitung totalmengira jumlah estimasianggaran dari anggarankeseluruhan berdasarkan kolomkolum Amount di atas.
  Nota: Pastikan angkajumlah ini sesuaitepat dan selaras dengan kebutuhankeperluan pembelian.

3. Budget Approval Amount

• Approved Budget Amount: Masukkan jumlah anggaranbajet yang telah disetujuidiluluskan oleh pihak yang berwenangberkuasa (contoh: RM500.00).
• Remark Budget Approved Amount: Tulis catatan tambahan terkaitberkaitan persetujuandengan anggarankelulusan bajet jika diperlukanperlu (contoh: "DisetujuiDiluluskan oleh manajerpengurus keuangankewangan pada 5 Januari 2025").

---

Penyimpanan Data

• SetelahSelepas semua datamaklumat anggaranbajet diisi dengan lengkap dan benar,tepat, klik tombolbutang Save di pojokpenjuru kanan atas untuk menyimpan informasi.maklumat.

---

Catatan Penting

1. Pastikan kodekod akunakaun (Vot Account)Account) dan kepala akunakaun sudah(Account Head) adalah betul dan sesuai dengan alokasiperuntukan anggaran yang ditetapkan.bajet.
2. Jika terdapat revisiperubahan padaatau angkasemakan anggaran,semula tambahkanjumlah bajet, tambah catatan di ruangan Remark Budget Approved Amount.
3. KonsultasikanRujuk dengankepada timpasukan keuangankewangan jika Andaterdapat ragusebarang mengenaikeraguan informasiatau ketidakpastian dalam maklumat yang diisi.