Direct Purchase (Pembelian Terus)

Manual Pembelian Terus

Langkah-langkah Pengisian FormBorang

1. DetailsMaklumat Asas (Details)

• Naming Series: Pilih nombor serisiri yang sesuai untuk dokumen (contoh: DP/YYYY/PU/…...).
• Requisition Title: Masukkan judultajuk permintaanpermohonan (contoh: Pembelian Alat Tulis Kantor)Pejabat).
• Is in Planning: Pastikan checkboxkotak ini diaktifkanditandakan jika pembelian masih dalam tahap perencanaan.perancangan.
• Requisition Year: OtomatisTahun akan diisi dengansecara automatik berdasarkan tahun saat inisemasa (contoh: 2025).

2. Butiran Permohonan (Requisition DetailsDetails)

• Application Type: Pilih jenis aplikasi yang sesuai dengan kebutuhanuntuk pembelian.
• Method: Pilih metodekaedah pembelian. Catatan:
  Nota: Pilihan metodekaedah hanya munculakan setelahdipaparkan selepas tab Budget dan Application Type terisi.diisi.
• Method Description: Jika diperlukan,perlu, berikan penjelasanpenerangan terkaittambahan metodemengenai kaedah pembelian.

3. Butiran Pembekal (Supplier DetailsDetails)

• Supplier: Masukkan kodekod atau ID pemasok.pembekal.
• Supplier Name: Masukkan nama pemasok.pembekal.

4. Butiran Pemohon (Applicant DetailsDetails)

• Applicant Name: Isi nama pemohon.
• Applicant Department: Masukkan departemenjabatan pemohon.
• PU Department: Masukkan departemenjabatan PU (jika ada).
• Gred Kerja: Masukkan gradegred atau leveltahap pekerjaan pemohon.
• Date Expected Invitation: Masukkan tanggaltarikh yang diharapkandijangka untuk undanganjemputan (format: DD/MM/YYYY).
• Asset Category: Pilih kategori aset (contoh: Asset)Aset).
• Is ICT Asset: AktifkanTandakan checkboxkotak ini jika aset yang dibeli termasukadalah aset ICT.
• Remarks: Masukkan sebarang catatan tambahan (jika ada).

5. Navigasi Tambahan

• Gunakan tab lain seperti Budget, Documents, Checklist, dan More untuk melengkapimelengkapkan informasimaklumat tambahan yang diperlukan.

6. Simpan FormBorang

• Setelah semua informasimaklumat terisi,diisi dengan lengkap, klik tombolbutang Save di pojokpenjuru kanan atas untuk menyimpan dokumen.

---

Nota Penting

1. Pastikan semua maklumat yang diisi adalah betul sebelum menyimpan dokumen.
2. Gunakan sumber data yang sah untuk memastikan ketepatan maklumat.
3. Jika terdapat sebarang kesalahan atau ketidaktepatan, segera hubungi pentadbir sistem atau pasukan perolehan.

Bantuan

• Jika memerlukan panduan tambahan, sila hubungi pentadbir sistem atau pasukan perolehan untuk maklumat lanjut.

 

---

 

 

Manual Pengisian Tab Budget

Langkah-langkah Pengisian

1. Budget Allocation

• No.: Nomor urut otomatis akan terisi saat baris ditambahkan.
• Vot Account: Pilih atau masukkan kode akun anggaran (contoh: VOT1234).
• Account Head: Pilih kepala akun yang sesuai untuk pembelian.
• Amount: Masukkan jumlah yang direncanakan untuk pembelian (contoh: RM500.00).
• Approved Amount: Sistem akan mengisi jumlah yang disetujui, atau isi manual jika diizinkan.
• Add Row: Klik tombol Add Row untuk menambah baris jika terdapat beberapa akun anggaran yang digunakan.

2. Estimated Budget Amount

• Sistem akan menghitung total jumlah estimasi dari anggaran berdasarkan kolom Amount di atas. Pastikan angka ini sesuai dengan kebutuhan pembelian.

3. Budget Approval Amount

• Approved Budget Amount: Masukkan jumlah anggaran yang telah disetujui oleh pihak yang berwenang (contoh: RM500.00).
• Remark Budget Approved Amount: Tulis catatan tambahan terkait persetujuan anggaran jika diperlukan (contoh: "Disetujui oleh manajer keuangan pada 5 Januari 2025").

---

Penyimpanan Data

• Setelah semua data anggaran diisi dengan lengkap dan benar, klik tombol Save di pojok kanan atas untuk menyimpan informasi.

Catatan Penting

1. Pastikan kode akun (Vot Account) dan kepala akun sudah sesuai dengan alokasi anggaran yang ditetapkan.
2. Jika terdapat revisi pada angka anggaran, tambahkan catatan di Remark Budget Approved Amount.
3. Konsultasikan dengan tim keuangan jika Anda ragu mengenai informasi yang diisi.