Skip to main content

Direct Purchase (Pembelian Terus)

image-1736147883797.ums.edu.my.jpeg

Manual Pembelian Terus

Langkah-langkah Pengisian Borang

1. Maklumat Asas (Details)

  • Naming Series: Pilih nombor siri yang sesuai untuk dokumen (contoh: DP/YYYY/PU/...).
  • Requisition Title: Masukkan tajuk permohonan (contoh: Pembelian Alat Tulis Pejabat).
  • Is in Planning: Pastikan kotak ini ditandakan jika pembelian masih dalam perancangan.
  • Requisition Year: Tahun akan diisi secara automatik berdasarkan tahun semasa (contoh: 2025).

2. Butiran Permohonan (Requisition Details)

  • Application Type: Pilih jenis aplikasi yang sesuai untuk pembelian.
  • Method: Pilih kaedah pembelian.
    Nota: Pilihan kaedah hanya akan dipaparkan selepas tab Budget dan Application Type diisi.
  • Method Description: Jika perlu, berikan penerangan tambahan mengenai kaedah pembelian.

3. Butiran Pembekal (Supplier Details)

  • Supplier: Masukkan kod atau ID pembekal.
  • Supplier Name: Masukkan nama pembekal.

4. Butiran Pemohon (Applicant Details)

  • Applicant Name: Isi nama pemohon.
  • Applicant Department: Masukkan jabatan pemohon.
  • PU Department: Masukkan jabatan PU (jika ada).
  • Gred Kerja: Masukkan gred atau tahap pekerjaan pemohon.
  • Date Expected Invitation: Masukkan tarikh dijangka untuk jemputan (format: DD/MM/YYYY).
  • Asset Category: Pilih kategori aset (contoh: Aset).
  • Is ICT Asset: Tandakan kotak ini jika aset yang dibeli adalah aset ICT.
  • Remarks: Masukkan sebarang catatan tambahan (jika ada).

5. Navigasi Tambahan

  • Gunakan tab lain seperti Budget, Documents, Checklist, dan More untuk melengkapkan maklumat tambahan yang diperlukan.

6. Simpan Borang

  • Setelah semua maklumat diisi dengan lengkap, klik butang Save di penjuru kanan atas untuk menyimpan dokumen.

Nota Penting

  1. Pastikan semua maklumat yang diisi adalah betul sebelum menyimpan dokumen.
  2. Gunakan sumber data yang sah untuk memastikan ketepatan maklumat.
  3. Jika terdapat sebarang kesalahan atau ketidaktepatan, segera hubungi pentadbir sistem atau pasukan perolehan.

Bantuan

  • Jika memerlukan panduan tambahan, sila hubungi pentadbir sistem atau pasukan perolehan untuk maklumat lanjut.

 

 

image-1736148036780.ums.edu.my.jpeg

 

Manual Pengisian Tab Budget

Langkah-langkah Pengisian

1. Budget Allocation

  • No.: Nomor urut otomatis akan terisi saat baris ditambahkan.
  • Vot Account: Pilih atau masukkan kode akun anggaran (contoh: VOT1234).
  • Account Head: Pilih kepala akun yang sesuai untuk pembelian.
  • Amount: Masukkan jumlah yang direncanakan untuk pembelian (contoh: RM500.00).
  • Approved Amount: Sistem akan mengisi jumlah yang disetujui, atau isi manual jika diizinkan.
  • Add Row: Klik tombol Add Row untuk menambah baris jika terdapat beberapa akun anggaran yang digunakan.

2. Estimated Budget Amount

  • Sistem akan menghitung total jumlah estimasi dari anggaran berdasarkan kolom Amount di atas. Pastikan angka ini sesuai dengan kebutuhan pembelian.

3. Budget Approval Amount

  • Approved Budget Amount: Masukkan jumlah anggaran yang telah disetujui oleh pihak yang berwenang (contoh: RM500.00).
  • Remark Budget Approved Amount: Tulis catatan tambahan terkait persetujuan anggaran jika diperlukan (contoh: "Disetujui oleh manajer keuangan pada 5 Januari 2025").

Penyimpanan Data

  • Setelah semua data anggaran diisi dengan lengkap dan benar, klik tombol Save di pojok kanan atas untuk menyimpan informasi.

Catatan Penting

  1. Pastikan kode akun (Vot Account) dan kepala akun sudah sesuai dengan alokasi anggaran yang ditetapkan.
  2. Jika terdapat revisi pada angka anggaran, tambahkan catatan di Remark Budget Approved Amount.
  3. Konsultasikan dengan tim keuangan jika Anda ragu mengenai informasi yang diisi.
Back to top