Skip to main content

Employee Advance

Cara Membuat Pendahuluan Pekerja

Akses Modul Tuntutan Perbelanjaan

Akses Modul

  1. Log masuk ke Portal IICS: https://pilot-iics.ums.edu.my/ menggunakan ID anda.

  2. Pergi ke modul HR > Expense Claim > Employee Advance.

  3. Klik butang oren "Add Employee Advance".

Cara Mengisi Borang "Employee Advance"

Tab: Details

image-1745221135725.png

  • Company: Diisi automatik Universiti Malaysia Sabah

  • Posting Date: Tarikh semasa diisi automatik (boleh ubah jika perlu)

  • Advance Type: Pilih jenis (contoh: Tuntutan Pelbagai)

  • Status: Diisi sistem (contoh: Draft)

Activity Info

  • Travel Request: Biarkan kosong jika tiada permintaan rasmi

  • Location: Pilih dari senarai dropdown (contoh: Dalam Negara)

  • Purpose: Nyatakan tujuan permohonan (contoh: Perbentangan)

  • Activity Start/End Date: Tetapkan tempoh aktiviti

Costings & Amount

  • Klik "Add Row" untuk menambah jenis perbelanjaan

  • Masukkan:

    • Expense Type (cth: Sundry)

    • Amount Requested (jumlah dimohon)

Sistem akan mengira:

  • Approved Advance Amount

  • Paid Amount, Pending Amount

Account Info

  • UMS Account: Pilih daripada senarai akaun

  • Advance Account: Diisi automatik berdasarkan jenis tuntutan

  • Tanda pada "Reply Unclaimed Amount from Salary" jika perlu

Tab: Employee Info

image-1745221168802.png

Maklumat ini akan diisi automatik berdasarkan pengguna log masuk:

  • Employee ID dan Name

  • Designation, Grade dan UMS Per

  • Department dan Contact Email

Tab: Document

image-1745221194930.png

Jika perlu, muat naik dokumen berkaitan seperti:

  • Surat jemputan

  • Surat kelulusan aktiviti

  • Bukti sokongan lain

Klik "Add Row" untuk menambah dokumen bersama keterangan dan remark.

Expense Claim workflow

image-1745219641981.png

Untuk paparan yang lebih jelas, sila klik imej untuk melihat dalam saiz penuh.

Statuses

Berikut ialah status yang ditetapkan secara automatik untuk Pendahuluan Pekerja (Employee Advance):

  • Draft: Draf telah disimpan tetapi belum dihantar.

  • Paid: Pendahuluan telah dibayar kepada pekerja dan satu Payment Entry telah dihantar.

  • Unpaid: Pendahuluan belum dibayar kepada pekerja. Tiada Payment Entry yang dibuat terhadap pendahuluan tersebut.

  • Claimed: Selepas pendahuluan dibayar, pekerja telah membuat tuntutan penuh terhadap jumlah bayaran melalui Expense Claim.

  • Returned: Selepas pendahuluan dibayar, pekerja telah mengembalikan keseluruhan jumlah bayaran dan satu entri pemulangan dihantar melalui Payment Entry/Journal Entry.

  • Partly Claimed and Returned: Selepas pendahuluan dibayar, pekerja telah membuat tuntutan sebahagian daripada jumlah bayaran melalui Expense Claim dan mengembalikan baki selebihnya melalui Payment Entry/Journal Entry yang telah dihantar.

  • Cancelled: Pendahuluan dibatalkan atas sebarang sebab.

 

 

Back to top