Direct Purchase (Pembelian Terus)

Manual: Membuat Direct Purchase Baharu dalam Sistem UMS

Panduan ini menerangkan langkah-langkah untuk menambah requisition generik baharu berdasarkan antaramuka dalam sistem.

1. Maklumat Asas (Details)

• Naming Series: Pilih nombor siri yang sesuai untuk dokumen (contoh: DP/YYYY/PU/...).
• Requisition Title: Masukkan tajuk permohonan (contoh: Pembelian Alat Tulis Pejabat).
• Is in Planning: Pastikan kotak ini ditandakan jika pembelian masih dalam perancangan.
• Requisition Year: Tahun akan diisi secara automatik berdasarkan tahun semasa (contoh: 2025).

2. Butiran Permohonan (Requisition Details)

• Application Type: Pilih jenis aplikasi yang sesuai untuk pembelian.
• Method: Pilih kaedah pembelian.
  Nota: Pilihan kaedah hanya akan dipaparkan selepas tab Budget dan Application Type diisi.
• Method Description: Jika perlu, berikan penerangan tambahan mengenai kaedah pembelian.

3. Butiran Pembekal (Supplier Details)

• Supplier: Masukkan kod atau ID pembekal.
• Supplier Name: Masukkan nama pembekal.

4. Butiran Pemohon (Applicant Details)

• Applicant Name: Isi nama pemohon.
• Applicant Department: Masukkan jabatan pemohon.
• PU Department: Masukkan jabatan PU (jika ada).
• Gred Kerja: Masukkan gred atau tahap pekerjaan pemohon.
• Date Expected Invitation: Masukkan tarikh dijangka untuk jemputan (format: DD/MM/YYYY).
• Asset Category: Pilih kategori aset (contoh: Aset).
• Is ICT Asset: Tandakan kotak ini jika aset yang dibeli adalah aset ICT.
• Remarks: Masukkan sebarang catatan tambahan (jika ada).

5. Navigasi Tambahan

• Gunakan tab lain seperti Budget, Documents, Checklist, dan More untuk melengkapkan maklumat tambahan yang diperlukan.

6. Simpan Borang

• Setelah semua maklumat diisi dengan lengkap, klik butang Save di penjuru kanan atas untuk menyimpan dokumen.

---

Nota Penting

1. Pastikan semua maklumat yang diisi adalah betul sebelum menyimpan dokumen.
2. Gunakan sumber data yang sah untuk memastikan ketepatan maklumat.
3. Jika terdapat sebarang kesalahan atau ketidaktepatan, segera hubungi pentadbir sistem atau pasukan perolehan.

Bantuan

• Jika memerlukan panduan tambahan, sila hubungi pentadbir sistem atau pasukan perolehan untuk maklumat lanjut.

 

---

 

Manual Tambahan: Tab "Budget" dalam Direct Purchase

Panduan ini adalah sambungan kepada langkah-langkah sebelumnya untuk melengkapkan tab "Budget" dalam proses requisition generik baharu.

1. Budget Allocation

• No.: Nombor urutan akan diisi secara automatik apabila baris ditambahkan.
• Vot Account: Pilih atau masukkan kod akaun peruntukan bajet (contoh: VOT1234).
• Account Head: Pilih kepala akaun yang bersesuaian untuk pembelian.
• Amount: Masukkan jumlah bajet yang dirancang untuk pembelian (contoh: RM500.00).
• Approved Amount: Sistem akan mengisi jumlah yang diluluskan, atau isi secara manual jika dibenarkan.
• Add Row: Klik butang Add Row untuk menambah baris baru jika terdapat lebih daripada satu akaun bajet yang digunakan.

2. Estimated Budget Amount

• Sistem akan mengira jumlah anggaran keseluruhan berdasarkan kolum Amount di atas.
  Nota: Pastikan jumlah ini tepat dan selaras dengan keperluan pembelian.

3. Budget Approval Amount

• Approved Budget Amount: Masukkan jumlah bajet yang telah diluluskan oleh pihak berkuasa (contoh: RM500.00).
• Remark Budget Approved Amount: Tulis catatan tambahan berkaitan dengan kelulusan bajet jika perlu (contoh: "Diluluskan oleh pengurus kewangan pada 5 Januari 2025").

---

Penyimpanan Data

• Selepas semua maklumat bajet diisi dengan lengkap dan tepat, klik butang Save di penjuru kanan atas untuk menyimpan maklumat.

---

Catatan Penting

1. Pastikan kod akaun (Vot Account) dan kepala akaun (Account Head) adalah betul dan sesuai dengan peruntukan bajet.
2. Jika terdapat perubahan atau semakan semula jumlah bajet, tambah catatan di ruangan Remark Budget Approved Amount.
3. Rujuk kepada pasukan kewangan jika terdapat sebarang keraguan atau ketidakpastian dalam maklumat yang diisi.