Manual Pengguna Untuk 'Generic Requisition'

Manual: Membuat Requisition Generik Baharu dalam Sistem UMS

Panduan ini menerangkan langkah-langkah untuk menambah requisition generik baharu berdasarkan antaramuka dalam sistem.

1. Akses Halaman Requisition Generik Baharu

Navigasi ke bahagian Procurement dan pilih Generic Requisition.
Klik butang "Create" untuk membuka borang requisition baharu.

2. Mengisi Butiran Requisition

Had Nilai Perolehan
- Pastikan anda memahami had nilai perolehan sebelum meneruskan.
Requisition Details
- Requisition Title:
  Masukkan tajuk requisition. Medan ini wajib diisi.
- Requisition Year:
  Medan ini telah diisi secara automatik dengan tahun semasa (contoh: 2025). Anda boleh menukar jika perlu.
- Application Type:
  Pilih jenis permohonan daripada senarai.
- Method:
  Masukkan kaedah yang relevan. Pilihan ini hanya akan tersedia selepas TAB Budget dan Application Type diisi.
- PU Department:
  Nyatakan jabatan PU yang bertanggungjawab.
- Date Expected Invitation:
  Masukkan jangkaan tarikh pelawaan (format: DD/MM/YYYY).
- Asset Category:
  Pilih kategori aset yang sesuai (contoh: "Bukan Aset").
Is In Planning
- Tandakan kotak ini jika requisition masih dalam perancangan.

3. Simpan atau Keluar

Klik "Save" di sudut kanan atas untuk menyimpan requisition.
Gunakan butang keluar jika anda ingin membatalkan tanpa menyimpan perubahan.

Manual Tambahan: Tab "Budget" dalam Requisition Generik

Panduan ini adalah sambungan kepada langkah-langkah sebelumnya untuk melengkapkan tab "Budget" dalam proses requisition generik baharu.

1. Akses Tab "Budget"

Setelah mengisi butiran dalam tab "Details", klik pada tab "Budget" untuk memasukkan maklumat peruntukan bajet.

2. Menambah Peruntukan Bajet

Budget Allocation
- Dalam bahagian ini, anda boleh menambah baris peruntukan bajet:
  - No.: Nombor baris secara automatik ditentukan oleh sistem.
  - Vot Account: Masukkan kod akaun vot yang berkaitan. Medan ini wajib diisi.
  - Account Head: Masukkan nama atau kod ketua akaun.
  - Amount: Masukkan jumlah bajet yang diperuntukkan. Pastikan angka adalah tepat.
  - Approved Amount: Nilai ini akan dikemas kini secara automatik berdasarkan pengesahan bajet.
Tambah Baris Baru
- Klik butang "Add Row" untuk menambah peruntukan bajet tambahan jika perlu.
Jumlah Bajet Anggaran
- Sistem akan mengira dan memaparkan Estimated Budget Amount di bahagian bawah berdasarkan nilai yang dimasukkan.

3. Menyunting dan Mengedit

Untuk mengubah data pada baris tertentu, klik ikon "Edit" di lajur terakhir.
Lakukan perubahan yang diperlukan dan simpan.

4. Simpan atau Keluar

Klik butang "Save" di sudut kanan atas untuk menyimpan maklumat bajet yang dimasukkan.
Gunakan butang keluar jika anda ingin kembali tanpa menyimpan perubahan.

Manual Tambahan: Tab "Checklist" dalam Requisition Generik

Panduan ini adalah sambungan kepada langkah-langkah sebelumnya untuk melengkapkan tab "Checklist" dalam proses requisition generik baharu.

1. Akses Tab "Checklist"

Selepas melengkapkan maklumat dalam tab "Budget", klik pada tab "Checklist" untuk menyemak dan melengkapkan senarai semak keperluan requisition.

2. Item dalam Senarai Semak

Bahagian ini mengandungi item senarai semak yang perlu diselesaikan sebelum requisition boleh dihantar. Setiap item mempunyai status yang menunjukkan sama ada ia telah dilengkapkan:

Opening Committee
- Pastikan komiti pembukaan telah ditubuhkan dan direkodkan.
Specification Committee
- Sahkan bahawa komiti spesifikasi telah ditubuhkan dan semua dokumen berkaitan telah diproses.
Attachment (Estimation Price Document/Dokumen Kelulusan Anggaran Harga)
- Muat naik dokumen anggaran harga atau dokumen kelulusan anggaran harga.
- Klik pada pautan berkaitan untuk memuat naik dokumen jika sistem menyokong ciri ini.
Completed Integrity Pact for Specification Committee
- Pastikan Pakatan Integriti untuk komiti spesifikasi telah dilengkapkan dan disahkan.

3. Status Item

Status untuk setiap item dipaparkan di lajur "Status":
- Incomplete: Item belum diselesaikan.
- Complete: Item telah dilengkapkan.
Tanda silang (X) menunjukkan bahawa item masih belum selesai.

4. Tindakan Seterusnya

Lengkapkan semua item yang disenaraikan.
Setelah semua item ditandakan sebagai "Complete", requisition boleh disimpan atau diteruskan untuk dihantar.

5. Simpan atau Keluar

Klik butang "Save" di sudut kanan atas untuk menyimpan kemajuan.
Pastikan semua dokumen dan maklumat telah dimasukkan dengan lengkap sebelum meninggalkan halaman ini.

Manual Tambahan: Tab "More" dalam Requisition Generik

Panduan ini adalah sambungan kepada langkah-langkah sebelumnya untuk melengkapkan tab "More" dalam proses requisition generik baharu.

1. Akses Tab "More"

Setelah melengkapkan tab "Checklist", klik pada tab "More" untuk mengakses maklumat tambahan atau lampiran.

2. Lampiran Kod QR

Di tab ini, anda boleh menambah kod QR sebagai lampiran jika diperlukan:

Kod QR
- Klik pada butang "Attach" untuk memuat naik kod QR berkaitan.
- Pastikan fail yang dimuat naik dalam format yang disokong oleh sistem (contohnya, JPG, PNG, atau PDF).
Kegunaan Kod QR
- Kod QR ini boleh digunakan untuk menghubungkan maklumat requisition kepada sistem lain, dokumen tambahan, atau proses audit.

3. Tindakan Selepas Memuat Naik

Selepas memuat naik, pastikan dokumen kod QR yang dimasukkan betul dan relevan.
Klik "Save" di sudut kanan atas untuk menyimpan semua perubahan yang telah dibuat dalam requisition ini.

4. Semak dan Selesaikan

Pastikan semua tab (Details, Budget, Checklist, More) telah dilengkapkan sepenuhnya sebelum meneruskan.
Setelah semuanya selesai, anda boleh meneruskan langkah akhir, seperti menghantar requisition untuk kelulusan.

Dengan melengkapkan langkah ini, tab "More" telah disempurnakan. Proses requisition generik kini boleh diteruskan ke langkah terakhir, bergantung kepada keperluan organisasi.