Modul Permohonan Dana Bagi Peringkat Pemohon

UMUM

1. Log masuk sistem

• Layari https://kinabalu.ums.edu.my/logon
• Klik logo warna jingga – “Finance Management (IICS)” 

• Klik “Go To My Desk”

• Klik "KSTP"2. Dashboard KSTP

• New Application – Membuat permohonan baharu. 
• Application List – Senarai permohonan KSTP. 
• KSTP Report List – Senarai laporan KSTP. 
• HOD Task – Senarai permohonan KSTP untuk dierima/ditolak oleh HOD JAFPIB. 
• Secretariat Task – Senarai permohonan KSTP untuk diterima/ditolak/dikembalikan oleh Sekretariat PKLM. 
• Evaluation Committee Task – Senarai permohona yang perlu dinilai oleh Jawatankuasa Penilai. 
• HOD PKLM Task – Senarai permohonan untuk diterima/ditolak. 
• Applications by Department – Carta bar permohonan KSTP mengikut JAFPIB. 
• Applications by Fund Type – Carta bar permohonan KSTP mengikut jenis dana. 
• Evaluation Committee 
  1. 1. Make an Evaluation – Senarai permohonan untuk dinilai oleh Jawatankuasa Penilai. 
     2. Evaluator – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
• Application Setup 
  1. 1. Fund Type - Diisi oleh Sekretariat PKLM.
     2.  Key Result Area SDG Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     3. VOT Type – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     4. Community – Terbuka untuk diisi oleh semua pengguna. 
     5. Community Type – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     6. Relevant Assistance – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     7. Measurement Impact – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     8. Malaysia Madani Core Value – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     9. Project Criteria – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     10. Method Implementation – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     11. Evaluation Committee – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     12. Assessment Criteria Setup – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     13. Assessment Question Setup – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     14. Annual Reporting Calendar – Diisi oleh Sekretariat PKLM. 
     15. Rating Category - Diisi oleh Sekretariat PKLM. 

Membuat Permohonan Dana

1. Klik "New Application"

2. Tab 1: Applicant Info; data pemohon autolengkap. 

3. Tab 2: Details of Programme; 

• Fund Type – Pilih kategori dana yang aktif. 
• Fund Fullname – Auto tarik nama lengkap dana. 
• Fund Name – Masukkan nama dana. (Khas untuk dana OFS sahaja). 
• Title of proposed programme – Masukkan tajuk program. 
• Programme Start – Pilih tarikh mula. (Dana OWF dan OFS, benarkan tarikh terdahulu dan tiada tempoh minimum). 
• Programme End – Pilih tarikh tamat. (Dana selain OWF dan OFS, tarikh tamat mestilah sekurang-kurangnya 90 hari daripada tarikh mula). 
• HOD Approval Letter – Muat naik fail format PDF Sahaja. (Khas untuk dana OFS Sahaja). 
• Klik Save - untuk menyimpan butiran permohonan. 

4. Connections (dalam Tab 1: Applicant Info) 

• Project Details;
  • Klik Project Details – untuk mencipta rekod Project Details dan lengkapkan maklumat. 

    
    

    • Butang Back to My Workspace – link ke dashboard KSTP 
    • Butang Back to Application – link ke permohonan dana 

       

      
  • Reference ID – ID permohonan dana, link ke permohonan dana. 
  • Project Title – ditarik dari permohonan dana. 
  • Project Duration (Days) – auto kira berdasarkan tarikh mula hingga tamat. 
  • Start Date - ditarik dari permohonan dana. 
  • End Date – ditarik dari permohonan dana. 
  • Application Objective – Masukkan objektif projek. 
    
  • Project Full Address – Masukkan alamat penuh projek. 

  • 

  • Add Row - Methods of Implementation
    1. Method Name – Pilih Method Item. Pemohon dibenarkan untuk menambah Method Item baharu. 
  • Add Row - Milest and Date 
    1. Activity Name – masukkan aktiviti. 
    2. Activity Start – Pilih tarikh mula aktiviti. (Tarikh berada dalam julat tarikh projek). 
    3. Activity End – Pilih tarikh tamat aktiviti. (Tarikh hendaklah sama atau selepas Activiti Start dan tidak melebihi tarikh tamat projek). 
  • Attach – muat naik carta gantt. 
  • Klik Save – Submit – untuk simpan dan hantar Project Detail. 
  • Klik Back to Application – untuk kembali ke permohonan dana. 

• Project Team
  • Klik Project Team – untuk mencipta rekod Project Team dan lengkapkan maklumat. 

    
    

  • Butang Back to My Workspace – link ke dashboard KSTP 
  • Butang Back to Application – link ke permohonan dana 

  • 

  • Reference ID – ID permohonan dana, link ke permohonan dana. 
  • Project Leader – ditarik dari permohonan dana. 
  • Leader Name – ditarik dari permohonan dana. 
  • Office Phone No. – Masukkan nomnor telefon pejabat, jika ada. 
  • HP No. – ditarik dari permohonan dana. 
  • Email Address – ditarik dari permohonan dana. 
  • 
  • Add Row Project Member – untuk tambah dan senaraikan ahli projek. 

  • 

  • UMS Staff – UMS;
    1. Employee – pilih ahli dikalangan staf UMS.
    2. Salutation, Name, JFPIB/Institut, Designation, Email, Area of Expertise akan ditarik dari sumber pekerja. 
  • UMS Staff – Non-UMS;
    1. Salutation – pilih salutasi ahli. 
    2. Name – masukkan nama ahli. 
    3. JFPIB/Institut – masukkan JFPIB/Institut ahli. 
    4. Designation – masukkan jawatan ahli. 
    5. Email – masukkan emel ahli. 
    6. Area of Expertise – pilih bidang kepakaran 
  • Klik Save – Submit – untuk simpan dan hantar Project Team. 
  • Klik Back to Application – untuk kembali ke permohonan dana. 

6. Tab 3: Executive Summary

• • Executive Summary – masukkan ringkasan eksekutif. 
  • Grant Code from SMPPPI (If Applicable) – pilih kod geran, sekiranya ada. 

7. Tab 4: Key Result Area 

• • Key Result Area table – tandakan KRA yang berkaitan pada lajur “Select”. 
    

8. Tab 5: Malaysia Madani Core Value 

• • Core Value table – tandakan Core Value yang berkaitan pada lajur “Select”. 

9.  Tab 6: Project Criteria 

• • Project Criteria table – tandakan Criteria KTP yang berkaitan pada lajur “Select”. 

10. Tab 7: Issues/Background 

• • Relevant Assistance table – tandakan Relevant Assistance yang berkaitan pada lajur “Select”. 
  • Please provide detailed explanation – masukkan penerangan terperinci 

11. Tab 8: Community

• • Add Row – Community 

  • 

  • Community – pilih atau tambah komuniti. 
  • Community Leader – pilih ketua komuniti, sekiranya sedia ada. 
  • Click to Add Community Leader – tambah ketua komuniti. 

12. Tab 9: Agency/Collaborator 

• • Add Row – Agency/Collaborator 
  • 
  • Agency – pilih agensi yang berkaitan 
  • Manager/PIC – pilih pengurus/pegawai bertanggungjawab, sekiranya sedia ada. 
  • Click to Add Agency Manager/PIC – tambah pengurus/pegawai bertanggungjawab. 
  • Value of Fund (If Applicable) (RM) – masukkan nilai dana, sekiranya ada. 

13. Tab 10: Outputs and Impacts 

• • Klik jadual/ “Edit” untuk masukkan data. 

  • 

  • Outputs of Measurement – masukkan hasil projek kepada komuniti. 
  • Impacts of measurement – masukkan impak projek kepada komuniti. 

14. Tab 11: Budget

• • Total Budget (RM) – masukkan jumlah jumlah bajet. 

  • 

  • Budget Info – pilih VOT yang disediakan. 
  • Details – memaparkan perincian VOT. 
  • Description – masukkan perincian bajet VOT. 
  • Amount Applied (RM) – masukkan nilai bajet VOT. 

  • 

  • Estimated Annual Income (RM) (If Any) – masukkan nilai pulangan sekiranya ada. 
  • Return of Investment (ROI) (Year) – dikira automatic dari total budget dan estimated annual income. 
  • Attachment for ROI (if Any) – muat naik fail sekiranya mengisi estimated 

15. Tab 12: Attachment

• • Klik lajur “Attachment”/ Butang Attach – muat naik fail berkaitan 
    1. Surat Pembiayaan Projek (khas untuk dana OFS). 

16. Tab 13: Summary Checklist 

• • Memaparkan tab yang telah selesai diisi. 

17. Simpan dan hantar permohonan 

• • Klik "Save"
  • 
  • Klik “Actions”, “Submit”, “Yes” untuk menghantar permohonan.