Skip to main content

Manual Pengguna Untuk Permohonan AM (Generic Requisition)

Manual: Membuat Permohonan Am Baharu dalam Sistem IICS UMS

Panduan ini menerangkan langkah-langkah untuk menambah Permohonan Am baharu berdasarkan antaramuka dalam sistem.

1. Akses Halaman Requisition Generik Baharu

  • Navigasi ke bahagian Procurement dan pilih Generic Requisition.
  • Klik butang "Create" untuk membuka borang requisition baharu.

image-1738741935235.jpg

2. Mengisi Butiran Requisition

  1. Had Nilai Perolehan

    • Info untuk nilai perolehan Pembelian Terus, Sebut Harga dan Tender (Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja-Kerja).

  2. Requisition Title

    • Masukkan tajuk requisition dalam medan yang disediakan. Medan ini wajib diisi sebelum meneruskan ke langkah seterusnya.

  3. Is In Planning
    1. Tandakan kotak ini jika requisition masih dalam perancangan.
  4. Is Converted From Planning

    1. Kotak ini akan ditanda secara automatik sekiranya requisition melepasi tarikh perancangan yang telah ditetapkan.

  5. Request Site Visit / Briefing

    1. Jika requisition memerlukan lawatan tapak atau taklimat, sila tukar pilihan ke "Yes".

  6. With Duration

    1. Jika medan "With Duration" ditanda, pastikan medan "Duration Type" dan "Duration" diisi dengan maklumat yang tepat.

  7. Requisition Year
    1. Medan ini telah diisi secara automatik dengan tahun semasa (contoh: 2025). Anda boleh menukar jika perlu.
  8. Application Type
    1. Pilih jenis permohonan (Contoh: Bekalan, Kerja-Kerja atau Perkhidmatan).
  9. Application Name
    1. Nama pemohon boleh dipilih dalam medan ini.
  10. Method
    1. Masukkan kaedah (Contoh: Pembelian Terus, Sebut Harga dan Tender). Pilihan ini hanya akan tersedia selepas Application Type dan TAB Budget (Budget Allocation) diisi.
  11. Asset Category
    1. Pilih kategori aset yang sesuai (contoh: "Aset" dan "Bukan Aset).
  12. PU Department
    1. Nama pabatan pemohon akan dipaparkan di medan ini secara automatik
  13. Date Expected Invitation
    1. Masukkan jangkaan tarikh pelawaan (format: DD/MM/YYYY).
  14. Remarks 
    1. Gunakan medan ini untuk menulis komen atau memberikan kenyataan berkaitan dengan permohonan requisition.

Setelah selesai mengisi data di Tab Details, seterusnya perlu mengisi data di dalam Tab Budget.

Manual Tambahan: Tab "Budget" dalam Permohonan Am

Panduan ini adalah sambungan kepada langkah-langkah sebelumnya untuk melengkapkan tab "Budget" dalam proses Permohonan Am baharu.

image-1738806621975.jpgCara Membuat Carian Peruntukan Bajet (Vot Account)

Di bahagian atas tab Bajet, terdapat panduan untuk membuat carian vot peruntukan:

  • Contoh Format: %-M-%1030%B27%
    • M = Merujuk kepada Jenis Dana (Fund Type)
    • 1030 = Merujuk kepada Pusat Kos (Cost Center)
    • B27 = Merujuk kepada Kod Objek Lanjut (Object Code)

Gunakan format ini untuk mencari atau menapis peruntukan bajet tertentu.

1. Peruntukan Bajet (Budget Allocation)

  • No.: Sistem akan secara automatik memberikan nombor untuk setiap baris.
  • Vot Account: Masukkan atau pilih kod akaun vot yang berkaitan dengan peruntukan bajet (contoh: VOT1234).
  • Account Head: Pilih kepala akaun yang sepadan dengan akaun vot untuk permohonan ini.
  • Amount: Masukkan jumlah yang diperlukan untuk peruntukan bajet ini (contoh: RM500.00).
  • Approved Amount: Bahagian ini akan diisi secara automatik dengan jumlah yang diluluskan selepas pengesahan, atau isi secara manual jika dibenarkan.
  • Add Row:
    • Klik butang Add Row untuk menambah baris tambahan jika permohonan melibatkan beberapa akaun bajet.

2. Jumlah Bajet Anggaran (Estimated Budget Amount)

  • Sistem akan secara automatik mengira jumlah keseluruhan daripada semua Amount yang dimasukkan dalam bahagian Budget Allocation.
  • Pastikan jumlah ini sesuai dengan anggaran yang diperlukan untuk permohonan.

3. Jumlah Kelulusan Bajet (Budget Approval Amount)

  • Approved Budget Amount: Masukkan jumlah bajet yang telah diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkenaan.
  • Remark Budget Approved Amount: Tambahkan sebarang nota berkaitan kelulusan bajet (contoh: "Diluluskan oleh Pengurus Kewangan pada 5 Januari 2025").

Nota Penting

  1. Setelah mengisi bajet di dalam Tab Budget (Budget Allocation), pengguna perlu ke Tab Details dan mengisi medan Method.

Setelah selesai mengisi data di Tab Details, pengguna seterusnya perlu mengisi data di dalam Tab Documents.

 

image-1735866728556.ums.edu.my.jpeg

Manual Tambahan: Tab "Checklist" dalam Permohonan Am

Panduan ini adalah sambungan kepada langkah-langkah sebelumnya untuk melengkapkan tab "Checklist" dalam proses requisition generik baharu.

1. Akses Tab "Checklist"

  • Selepas melengkapkan maklumat dalam tab "Budget", klik pada tab "Checklist" untuk menyemak dan melengkapkan senarai semak keperluan requisition.

2. Item dalam Senarai Semak

Bahagian ini mengandungi item senarai semak yang perlu diselesaikan sebelum requisition boleh dihantar. Setiap item mempunyai status yang menunjukkan sama ada ia telah dilengkapkan:

  1. Opening Committee

    • Pastikan komiti pembukaan telah ditubuhkan dan direkodkan.

  2. Specification Committee

    • Sahkan bahawa komiti spesifikasi telah ditubuhkan dan semua dokumen berkaitan telah diproses.

  3. Attachment (Estimation Price Document/Dokumen Kelulusan Anggaran Harga)

    • Muat naik dokumen anggaran harga atau dokumen kelulusan anggaran harga.
    • Klik pada pautan berkaitan untuk memuat naik dokumen jika sistem menyokong ciri ini.

  4. Completed Integrity Pact for Specification Committee

    • Pastikan Pakatan Integriti untuk komiti spesifikasi telah dilengkapkan dan disahkan.

3. Status Item

  • Status untuk setiap item dipaparkan di lajur "Status":

    • Incomplete: Item belum diselesaikan.
    • Complete: Item telah dilengkapkan.

  • Tanda silang (X) menunjukkan bahawa item masih belum selesai.

4. Tindakan Seterusnya

  • Lengkapkan semua item yang disenaraikan.
  • Setelah semua item ditandakan sebagai "Complete", requisition boleh disimpan atau diteruskan untuk dihantar.

5. Simpan atau Keluar

  • Klik butang "Save" di sudut kanan atas untuk menyimpan kemajuan.
  • Pastikan semua dokumen dan maklumat telah dimasukkan dengan lengkap sebelum meninggalkan halaman ini.

 

 

image-1735866771824.ums.edu.my.jpeg

Manual Tambahan: Tab "More" dalam Permohonan Am

Panduan ini adalah sambungan kepada langkah-langkah sebelumnya untuk melengkapkan tab "More" dalam proses requisition generik baharu.

1. Akses Tab "More"

  • Setelah melengkapkan tab "Checklist", klik pada tab "More" untuk mengakses maklumat tambahan atau lampiran.

2. Lampiran Kod QR

Di tab ini, anda boleh menambah kod QR sebagai lampiran jika diperlukan:

  1. Kod QR

    • Klik pada butang "Attach" untuk memuat naik kod QR berkaitan.
    • Pastikan fail yang dimuat naik dalam format yang disokong oleh sistem (contohnya, JPG, PNG, atau PDF).

  2. Kegunaan Kod QR

    • Kod QR ini boleh digunakan untuk menghubungkan maklumat requisition kepada sistem lain, dokumen tambahan, atau proses audit.

3. Tindakan Selepas Memuat Naik

  • Selepas memuat naik, pastikan dokumen kod QR yang dimasukkan betul dan relevan.
  • Klik "Save" di sudut kanan atas untuk menyimpan semua perubahan yang telah dibuat dalam requisition ini.

4. Semak dan Selesaikan

  • Pastikan semua tab (Details, Budget, Checklist, More) telah dilengkapkan sepenuhnya sebelum meneruskan.
  • Setelah semuanya selesai, anda boleh meneruskan langkah akhir, seperti menghantar requisition untuk kelulusan.

Dengan melengkapkan langkah ini, tab "More" telah disempurnakan. Proses requisition generik kini boleh diteruskan ke langkah terakhir, bergantung kepada keperluan organisasi.

Back to top