SISEF - User Manual - Pembantu Operasi (PO) / Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) / Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) / Helpdesk

  Step 1 : Portal Kinabalu - Sila klik Digital Document Management

  Step 2 :  SISEF - Halaman utama 

  Step 3 : Menu Peti Masuk

Maklumat Carian - Sila masukkan dan pilih butiran - termasuk Perkara, Pengirim, Arahan Tugasan, Status, Tarikh - untuk carian.

Anda dapat melihat dan membaca senarai surat yang diedarkan kepada anda dalam peti masuk ini.

  Step 4 : Menu Peti Keluar

Panduan Menggunakan Fungsi Carian & Tapisan Surat Untuk memudahkan capaian kepada surat dideraf/dikeluarkan, gunakan ruangan Maklumat Carian mengikut parameter berikut:

• Perkara: Masukkan kata kunci atau tajuk surat yang dicari pada ruangan Masukkan perkara atau tajuk surat.

• Pengirim: Masukkan nama pengirim jika perlu.

• Arahan Tugasan: Pilih jenis arahan daripada menu lungsur (drop-down) jika berkaitan.

• Status: Pilih status surat yang ingin disemak:

  • Dalam Tindakan / Deraf: Untuk melihat surat yang masih dalam proses penyediaan atau kelulusan.

  • Selesai / Dikeluarkan: Untuk melihat surat yang telah rasmi dikeluarkan.

• Julat Tarikh:

  • Tarikh Surat (Dari / Hingga): Isikan tarikh surat dicipta atau dikeluarkan.

  • Tarikh Terima (Dari / Hingga): Isikan julat tarikh penerimaan/pemprosesan jika berkaitan.

Tindakan Carian

• Klik butang Cari (berwarna biru) untuk memaparkan senarai surat berdasarkan maklumat yang telah dimasukkan.

• Klik butang Set Semula (berwarna kelabu) sekiranya anda ingin membersihkan semula semua tapisan carian.

Fungsi Tambahan

• Arkib Surat: Klik butang Arkib Surat di bahagian atas sebelah kanan untuk melihat rekod surat-surat lama yang telah diarkibkan.

  Step 5 : Menu Agihan Tindakan 

Panduan Menggunakan Ruangan Carian Surat Gunakan medan carian berikut untuk menapis dan menyemak senarai surat agihan yang berkaitan:

• Perkara: Isikan tajuk atau kata kunci surat pada ruangan Masukkan perkara atau tajuk surat.

• Pengirim: Isikan nama pengirim surat pada ruangan Masukkan nama pengirim.

• Arahan Tugasan: Pilih jenis arahan daripada menu lungsur (drop-down) seperti Sila Ambil Tindakan, Untuk Makluman, atau arahan lain yang berkaitan.

• Status: Pilih status maklum balas atau tindakan surat (-Pilih Status Tugasan-).

• Tarikh Surat (Dari / Hingga): Pilih julat tarikh surat dibuat atau dikeluarkan menggunakan ikon kalendar.

• Tarikh Terima (Dari / Hingga): Pilih julat tarikh surat diterima dalam sistem.

Mengendalikan Hasil Carian

• Butang Cari (Biru): Klik butang ini setelah memasukkan parameter carian untuk memaparkan senarai surat agihan yang sepadan.

• Butang Set Semula (Kelabu): Klik butang ini untuk melepaskan semula semua tapisan carian kepada tetapan asal.

  Step 6 : MENU DRAF SURAT - TAMBAH DRAF (SISTEM eOFFICE)

Panduan Pengisian Maklumat Surat/Memo Lengkapkan maklumat pada borang Maklumat Surat/Memo mengikut medan berikut:

• Jenis Draf: Pilih jenis dokumen yang ingin disediakan dengan mengklik butang Surat (berwarna biru) atau Memo.

• Tarikh Surat/Memo: Tarikh dijana secara automatik mengikut tarikh semasa sistem (contoh: 28 August 2026).

• Kod Identiti *: Ditentukan secara automatik mengikut jabatan/unit pengguna (contoh: Jabatan Digital UMS).

• Kod Rujukan Fail *: Taip sebahagian tajuk atau kod fail rujukan berkaitan, kemudian pilih daripada senarai cadangan yang dipaparkan.

• Perkara *: Masukkan tajuk atau perkara utama dokumen. Ruangan ini dilengkapi dengan Rich Text Editor (TinyMCE) yang membolehkan pengguna mengedit format teks (tulisan tebal, senarai bullet, penyelarasan teks, dan lain-lain).

4. Navigasi Pilihan Pantas Pada bahagian atas sebelah kanan borang, terdapat dua butang fungsi utama:

• Senarai Draf: Klik untuk melihat semula senarai draf yang pernah disimpan sebelum ini.

• Senarai Templat: Klik untuk memilih atau mengaplikasikan templat dokumen rasmi yang sedia ada.

Panduan Pengisian dan Format

• Templat Surat/Memo:

  • Pilih templat yang sesuai daripada menu lungsur (drop-down) — Pilih Templat — untuk memuatkan format kandungan standard secara automatik ke dalam ruang editor.

• Kandungan Surat/Memo *:

  • Ruang editor ini wajib diisi dengan teks penuh bagi isi kandungan surat atau memo.

  • Gunakan bar alat penyuntingan (editor toolbar) di bahagian atas untuk melaras format teks:

    • Undo / Redo: Menyahbuat atau mengulang semula tindakan menaip.

    • Format Perenggan: Mengubah saiz atau gaya perenggan (seperti Paragraph atau tajuk kecil).

    • Asas Teks: Mengaplikasikan gaya Bold (tebal), Italic (senget), atau Underline (garis bawah).

    • Senarai (Lists): Menyusun teks menggunakan senarai simbol (bullet points) atau nombor (numbered list).

    • Indentasi: Menjajarkan atau mengalihkan perenggan ke dalam atau ke luar.

• Simpan sebagai Templat?:

  • Pilih Ya atau Tidak pada menu lungsur (drop-down).

  • Pilih Ya sekiranya anda ingin menyimpan format atau teks yang ditulis sebagai templat baharu bagi kegunaan urusan surat-menyurat akan datang.

Maklumat Pengirim Secara lalai (default), sistem akan memaparkan jawatan atau maklumat akaun pengguna yang sedang log masuk.

• Ringkasan Pengirim: Memaparkan maklumat jawatan pengirim semasa (contoh: Penolong Pegawai Teknologi Maklumat).

• Butang Tukar: Klik butang Tukar di sebelah kanan sekiranya perlu mengubah maklumat pengirim kepada akaun atau jawatan lain yang dibenarkan.

Maklumat Penerima Pengguna perlu melengkapkan penerima utama serta tetapan berkaitan mengikut keperluan urusan rasmi:

• Kepada *: Taip sebahagian nama penerima pada ruangan carian dan pilih nama kakitangan yang betul daripada senarai cadangan yang dipaparkan. Gunakan ikon (X) di sebelah kanan untuk memadam pilihan jika perlu.

• Kepada (Kumpulan): Jika surat ditujukan kepada kumpulan atau unit tertentu, pilih nama kumpulan daripada menu lungsur (drop-down) -- Pilih Kumpulan --.

• Gelaran Penerima *: Pilih dan tanda gelaran rasmi penerima dengan mengklik salah satu butang yang disediakan (contoh: Datuk, Dato', Datin, YBhg. Prof., YBrs. Prof., YBhg. Dr., YBrs. Dr., Tuan, atau Puan).

• Bagi Pihak (b.p.): Pilih TIADA atau pihak yang diwakili daripada menu lungsur sekiranya surat dikeluarkan bagi pihak pegawaian lain.

• Tambah Salinan Kepada - CC & Salinan Selindung - BCC: Klik butang + Tambah Salinan Kepada - CC & Salinan Selindung - BCC untuk menambah penerima salinan (CC) atau salinan tersembunyi (BCC) sekiranya berkaitan.

Panduan Memuat Naik Lampiran

• Bil (Nombor Turutan): Menunjukkan nombor bilangan lampiran (dijana secara automatik, contoh: 1).

• Fail (Choose File): Klik butang Choose File untuk memilih dan memuat naik fail dokumen dari peranti/komputer anda.

• Tajuk: Masukkan nama atau keterangan ringkas mengenai lampiran yang dimuat naik pada ruangan teks yang disediakan.

• + Tambah Lampiran: Klik butang ini sekiranya anda ingin memuat naik lebih daripada satu fail lampiran. Baris baharu akan ditambah secara automatik.

Syarat & Format Fail

Nota Format & Saiz Fail:

• Format yang dibenarkan: .jpg, .jpeg, .png, .gif, .pdf, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .doc, .docx

• Had Saiz Fail: Saiz maksimum setiap fail adalah $\le$ 10MB.

Tindakan Akhir

• Simpan & Lihat Paparan Draf (Butang Biru): Klik untuk menyimpan keseluruhan draf (termasuk lampiran) dan memaparkan pratinjau surat/memo.

• Kembali (Butang Kelabu): Klik untuk membatalkan proses pengisian atau kembali ke halaman sebelumnya.

  Step 7 : Menu Tetapan - Kakitangan

Kakitangan hanya boleh akses kepada Kumpulan dan Pengganti sahaja

  Step 7.1 - Menu Tetapan - Ketua Jabatan

Fungsi-Fungsi Utama Tetapan

• Kumpulan:

  • Penerangan: Tetapan kumpulan pengguna dan senarai edaran rasmi.

  • Kegunaan: Membolehkan Ketua Jabatan menyusun atau mengemas kini senarai penerima dalam sesuatu kumpulan (contoh: Kumpulan Pegawai Pentadbir) bagi memudahkan pengagihan surat atau memo secara berkelompok.

• Pengganti:

  • Penerangan: Tetapan pengganti bagi urusan tindakan dan kelulusan.

  • Kegunaan: Digunakan apabila Ketua Jabatan bercuti atau berkursus. Fungsi ini membolehkan pertukaran/penugasan kuasa sementara dilantik kepada pegawai lain untuk menyemak dan meluluskan dokumen.

• Pembantu Peribadi (PA):

  • Penerangan: Tetapan pembantu peribadi bagi Ketua atau Pentadbir.

  • Kegunaan: Membolehkan Ketua Jabatan menetapkan atau membenarkan Pembantu Peribadi (PA) menguruskan peti masuk, menyediakan draf, atau membantu aliran kerja dokumen pejabat.

Ketua Jabatan hanya boleh akses kepada Kumpulan, Pengganti dan Pembantu Peribadi (PA) sahaja

  Step 7.1.1 - Menu Tetapan Ketua Jabatan - Tetapan Kumpulan

Fungsi & Elemen Antaramuka

• Butang + Tambah Kumpulan:

  • Terletak di bahagian atas sebelah kanan.

  • Klik butang ini untuk mewujudkan kumpulan edaran baharu mengikut keperluan pentadbiran jabatan.

• Kategori Kumpulan:

  • Umum JAFPIB: Memaparkan senarai kumpulan edaran khusus di peringkat Jabatan/Akademi/Fakulti/Pusat/Institut/Bahagian (contoh: Staf Digital, 86 Ahli).

  • Umum Universiti: Memaparkan senarai kumpulan edaran peringkat keseluruhan universiti (contoh: Ketua Pentadbiran JAFPIB, Senarai Edaran JAFPIB, Setiausaha JAFPIB).

• Maklumat Kad Kumpulan:

  • Setiap kad kumpulan memaparkan Nama Kumpulan, Label Kategori (contoh: UMUM JAFPIB atau UMUM UNIVERSITI), serta Jumlah Ahli yang berdaftar di bawah kumpulan tersebut.

  • Klik pada mana-mana kad kumpulan untuk menyemak atau mengemas kini senarai ahli di dalamnya.

  Step 7.1.2 - Menu Tetapan Kumpulan - Umum JAFPIB

Maklumat Kumpulan

• Nama Kumpulan: Ruangan untuk memaparkan atau mengemas kini tajuk kumpulan edaran (contoh: Staf Digital (25/7/2025)).

• Ahli:

  • Memaparkan senarai kakitangan yang telah didaftarkan sebagai ahli dalam kumpulan ini.

  • Tambah Ahli: Taip nama kakitangan pada ruang carian untuk menambah ahli baharu.

  • Padam Ahli: Klik ikon pangkah (x) pada tag nama ahli untuk mengeluarkannya daripada senarai kumpulan.

• Jenis Kumpulan: Choose / pilih jenis kategori kumpulan daripada menu lungsur (drop-down) (contoh: Umum JAFPIB atau Umum Universiti).

• Status: Tentukan status operasi kumpulan melalui menu lungsur:

  • Aktif: Kumpulan boleh dipilih semasa proses agihan/edaran dokumen.

  • Tidak Aktif: Kumpulan dinyahaktifkan daripada senarai pilihan edaran.

Tindakan

• Simpan (Butang Hijau): Klik untuk menyimpan semua perubahan maklumat dan senarai ahli yang telah dikemas kini.

• Kembali (Butang Kelabu): Klik untuk membatalkan sebarang perubahan dan kembali ke paparan senarai Tetapan Kumpulan.

  Step 7.1.3 - Menu Tetapan Kumpulan - Umum Universiti - Ketua Pentadbiran

Kemaskini Kumpulan - Ketua Pentadbiran JAFPIB

Maklumat Kumpulan

• Nama Kumpulan: Memaparkan tajuk kumpulan rasmi (contoh: KETUA PENTADBIRAN JAFPIB (4 OGOS 2026)).

• Ahli:

  • Memaparkan senarai pegawai/kakitangan yang berdaftar di bawah kumpulan Ketua Pentadbiran JAFPIB.

  • Tambah Ahli: Taip nama pegawai pada ruangan carian ahli untuk memasukkan nama baharu ke dalam senarai.

  • Gugur Ahli: Klik ikon pangkah (x) pada nama pegawai untuk mengeluarkan beliau daripada kumpulan ini.

• Jenis Kumpulan: Ditag sebagai Umum Universiti melalui menu lungsur (drop-down) bagi menandakan kumpulan ini berstatus capaian seluruh universiti.

• Status: Setkan kepada Aktif untuk membolehkan kumpulan ini dipilih semasa pengagihan dokumen rasmi, atau Tidak Aktif sekiranya dinyahaktifkan sementara.

Tindakan

• Simpan (Butang Hijau): Klik untuk menyimpan semua perubahan yang telah dibuat.

• Kembali (Butang Kelabu): Klik untuk membatalkan kemaskini dan kembali ke menu Tetapan Kumpulan.

  Step 7.1.4 - Menu Tetapan Kumpulan - Umum Universiti - Senarai Edaran

Kemaskini Kumpulan - Senarai Edaran

Maklumat Kumpulan

• Nama Kumpulan: Memaparkan nama kumpulan edaran rasmi (contoh: SENARAI EDARAN JAFPIB (4 Ogos 2026)).

• Ahli:

  • Memaparkan senarai ahli yang tergolong dalam kumpulan Senarai Edaran JAFPIB.

  • Tambah Ahli: Taip nama kakitangan/pegawai pada ruang carian untuk menambah ahli baharu.

  • Gugur Ahli: Klik ikon pangkah (x) pada mana-mana tag nama untuk mengeluarkannya daripada kumpulan.

• Jenis Kumpulan: Ditetapkan kepada Umum Universiti bagi menunjukkan kumpulan ini boleh dicapai di peringkat keseluruhan universiti.

• Status: Ditetapkan sebagai Aktif supaya kumpulan boleh digunakan semasa edaran surat/memo, atau Tidak Aktif sekiranya mahu menyahaktifkan kumpulan.

Tindakan

• Simpan (Butang Hijau): Klik untuk menyimpan semua perubahan pada nama kumpulan, ahli, jenis, atau status.

• Kembali (Butang Kelabu): Klik untuk membatalkan sebarang perubahan dan kembali ke paparan utama Tetapan Kumpulan.

  Step 7.1.5 - Menu Tetapan Kumpulan - Umum Universiti - Setiausaha JAFPIB

Kemaskini Kumpulan - Setiausaha JAFPIB

Maklumat Kumpulan

• Nama Kumpulan: Memaparkan nama rasmi kumpulan edaran (contoh: SETIAUSAHA JAFPIB (16 Disember 2025)).

• Ahli:

  • Memaparkan senarai setiausaha yang tergolong dalam kumpulan ini.

  • Tambah Ahli: Taip nama setiausaha/kakitangan pada ruang carian untuk menambah ahli baharu.

  • Gugur Ahli: Klik ikon pangkah (x) pada nama berkaitan untuk mengeluarkannya daripada senarai.

• Jenis Kumpulan: Ditetapkan sebagai Umum Universiti melalui menu lungsur (drop-down) bagi menandakan kumpulan ini berstatus capaian peringkat universiti.

• Status: Setkan kepada Aktif supaya kumpulan boleh dipilih semasa proses edaran dokumen, atau Tidak Aktif sekiranya mahu menyahaktifkan kumpulan sementara waktu.

Tindakan

• Simpan (Butang Hijau): Klik untuk menyimpan semua perubahan pada senarai ahli, nama, atau status kumpulan.

• Kembali (Butang Kelabu): Klik untuk membatalkan sebarang perubahan dan kembali ke paparan Senarai Tetapan Kumpulan.

  Step 7.2 - Tetapan - Pengganti - Ketua Jabatan

Panduan Melantik Pengganti Baharu (Tetapan Pengganti) Isikan maklumat pada borang Tetapan Pengganti mengikut medan berikut:

• Nama Staf: Isikan nama pemohon/pegawai yang akan bercuti atau tidak berada di pejabat.

• Nama Pengganti: Isikan nama pegawai yang dilantik sebagai pengganti bagi menjalankan tugas sementara.

• Tempoh Penggantian:

  • Tarikh Mula: Pilih tarikh mula penggantian menggunakan ikon kalendar (dd/mm/yyyy).

  • Tarikh Tamat: Pilih tarikh akhir tempoh penggantian menggunakan ikon kalendar (dd/mm/yyyy).

• Butang Simpan (Hijau): Klik untuk menyimpan rekod penugasan pengganti.

• Butang Kembali (Kelabu): Klik untuk membatalkan pengisian dan kembali ke halaman sebelumnya.

Senarai Pengganti & Tindakan Jadual Senarai Pengganti memaparkan rekod penggantian yang telah didaftarkan mengikut ruangan berikut:

• Maklumat Rekod: Memaparkan Nama Staf, Nama Pengganti, Tarikh Mula, dan Tarikh Tamat.

• Petak Carian: Gunakan ruangan carian di atas kolum jadual untuk menapis rekod mengikut nama staf atau nama pengganti.

• Tindakan:

  • Ikon Edit (Pensel Biru): Klik untuk mengemas kini maklumat atau tempoh tarikh penggantian.

  • Ikon Padam (Tong Sampah Merah): Klik untuk memadam rekod penugasan pengganti sekiranya berlaku pembatalan.

Step 7.3 - Tetapan - Pembantu Peribadi (PA) 

Panduan Melantik & Menetap Capaian PA (Tambah Pembantu Peribadi) Lengkapkan ruangan borang Tambah Pembantu Peribadi (PA) mengikut tetapan berikut:

• Nama Ketua: Isikan nama Ketua Jabatan/Pentadbir yang ingin membuat perwakilan kuasa.

• Nama PA: Isikan nama Pembantu Peribadi yang dilantik.

• Tahap Capaian: Pilih salah satu butang pilihan (radio button) mengikut skop tugas PA yang dibenarkan:

  • Pilihan 1: PA hanya boleh melihat Peti Masuk anda.

  • Pilihan 2: PA boleh melihat Peti Masuk anda, seterusnya membuat Agihan Tindakan kepada pegawai-pegawai berkenaan.

• Butang Simpan (Hijau): Klik untuk mengesahkan dan menyimpan tetapan perwakilan kuasa PA.

• Butang Kembali (Kelabu): Klik untuk membatalkan pengisian dan kembali ke halaman utama Tetapan.

4. Senarai PA Semasa & Pengurusan Tindakan Jadual Senarai PA Semasa memaparkan rekod PA yang sedang aktif berdaftar:

• Maklumat Rekod: Memaparkan Nama Ketua, Nama PA, dan Tahap Capaian (contoh: Peti Masuk Sahaja).

• Petak Carian: Isikan nama pada ruang carian di bahagian atas kolum jadual untuk menapis rekod.

• Tindakan:

  • Ikon Edit (Pensel Biru): Klik untuk mengemas kini nama atau mengubah tahap capaian PA.

  • Ikon Padam (Tong Sampah Merah): Klik untuk memadam rekod atau menarik balik perwakilan kuasa PA.

  Step 8 - Menu Carian

Panduan Mengisi Parameter Carian (Maklumat Carian) Isikan satu atau beberapa medan berikut untuk menapis carian rekod surat:

• Perkara: Taip tajuk atau kata kunci perkara surat pada ruangan Masukkan perkara.

• Rujukan Surat: Isikan nombor rujukan rasmi surat pada ruangan Masukkan rujukan surat.

• Nama Penghantar: Taip nama penghantar pada ruangan Masukkan nama penghantar.

• Jenis Surat: Pilih kategori surat daripada menu lungsur (drop-down) (secara lalai: MASUK & KELUAR).

• Tarikh Surat Dari / Tarikh Surat Hingga: Pilih julat tarikh surat dikeluarkan menggunakan ikon kalendar (dd/mm/yyyy).

• Tarikh Terima Dari / Tarikh Terima Hingga: Pilih julat tarikh surat diterima dalam sistem menggunakan ikon kalendar (dd/mm/yyyy).

4. Mengendalikan Hasil Carian (Senarai Carian)

• Lihat Senarai (Butang Biru): Klik untuk memulakan carian. Hasil carian akan dipaparkan pada bahagian bawah ruangan Senarai Carian.

• Set Semula (Butang Kelabu): Klik untuk mengosongkan semua maklumat carian dan mengembalikan borang ke tetapan asal.

• Mesej Makluman: Sekiranya tiada parameter dimasukkan, sistem akan memaparkan notis: "Sila masukkan Perkara, Rujukan Surat, Tarikh Surat, Tarikh Terima, Nama Penghantar atau Jenis Surat untuk memulakan carian."